EnglishAutomatisering van processen met RPA en AI.
Repetitief werk wegnemen, betere data-kwaliteit en snellere doorlooptijden — door RPA en AI slim te combineren. Zodra de prerequisites helder zijn en de API's afdoende gedocumenteerd, is de technische bouw verrassend rechttoe-rechtaan.
Twee technieken, één doel: minder handwerk.
RPA en AI lossen verschillende problemen op. RPA volgt regels — perfect voor stabiele, gestructureerde processen. AI maakt afwegingen — onmisbaar bij ongestructureerde input zoals e-mail, PDF of vrije tekst. De grootste winst zit in de combinatie.
Robotic Process Automation
Software-bots die menselijke handelingen exact nabootsen — formulieren invullen, gegevens tussen systemen overzetten, rapportages opbouwen. Voorspelbaar, snel en goedkoop te schalen.
AI & LLM's
Modellen die taal, beelden en context begrijpen. Ze classificeren, vatten samen, extraheren en nemen op basis van data een onderbouwd besluit — ook als de input rommelig is.
RPA + AI samen
De bot doet de stapjes; AI doet het nadenken. E-mail binnen → AI leest en classificeert → RPA zet over in ERP, schrijft notitie en triggert vervolgworkflow. Eind-tot-eind, met audit trail.
Waar RPA & AI direct tijd opleveren.
Zes processen die we vaak terugzien bij Nederlandse organisaties. Niet alle automatisering hoeft groot te beginnen — vaak is één goed afgebakend proces voldoende om de business case rond te krijgen.
Inkoopfacturen verwerken
AI leest factuur (PDF/e-mail), herkent leverancier, regels en BTW. RPA boekt in ERP, koppelt aan PO en zet klaar voor approval. Uitzonderingen: human-in-the-loop.
Onboarding nieuwe medewerker
Vanuit het HR-systeem rolt RPA contracten, accounts, autorisaties en hardware-tickets uit. AI vult standaardteksten op maat in en checkt op missende velden.
Inkomende e-mail triage
AI classificeert intentie en urgentie, extraheert klant- en ordergegevens. RPA opent ticket, vult velden, stuurt bevestiging en routeert door naar de juiste afdeling.
Order- en pakbon-verwerking
Pakbonnen scannen, vergelijken met order, afwijkingen markeren. RPA boekt ontvangst en triggert facturatie. Geen handmatig typewerk meer in WMS.
KYC & document review
AI leest contracten en KYC-stukken, extraheert velden en signaleert risico's. RPA archiveert in DMS en zet review-tasks klaar voor de compliance officer.
Tickets oplossen & routeren
AI categoriseert tickets en stelt antwoorden voor. RPA voert standaard-acties uit (wachtwoord-reset, mailbox-rechten) en escaleert wanneer nodig naar de tweede lijn.
De techniek is zelden het probleem — de voorbereiding wel.
Een succesvol RPA- of AI-project staat of valt bij wat je vóór de bouw afspreekt. Onze ervaring: zodra het proces, de eigenaar en de API's helder zijn, bouwen we de eerste werkende versie meestal in dagen, niet maanden.
- 01Proces in kaart, niet de wens
We lopen het proces door zoals het écht gaat — inclusief uitzonderingen, workarounds en het Excel-bestand dat niemand kent.
- 02Eigenaar & KPI vastgelegd
Eén proceseigenaar uit de business, één technisch verantwoordelijke. Met meetbare KPI's: doorlooptijd, foutpercentage, FTE-vrijval.
- 03API's & toegang gecheckt
Welke systemen hebben een nette API? Waar moeten we via UI? Zijn de credentials, scopes en rate limits geregeld? Dit is dé succesfactor.
- 04Bouwen, meten, opschalen
Eerst één proces end-to-end naar productie. Dan pas verbreden. We bouwen in sprints met de business — geen big bang.
Eén werkstroom, vier duidelijke lagen.
Een goed werkende RPA + AI-oplossing is een keten van duidelijk gescheiden verantwoordelijkheden. Elke laag heeft één taak en een duidelijk contract met de volgende.
- 1Trigger & intake
Wat start het proces? E-mail, scan, formulier, schedule of API-event. We kiezen het meest betrouwbare signaal als startpunt.
- 2AI-laag voor begrip
Document-AI, classificatie en extractie. Hier maakt de AI de ongestructureerde wereld machine-leesbaar — met confidence-scores per veld.
- 3RPA & orchestratie
De bot voert de stappen uit. Bij hoge confidence: automatisch. Bij lage confidence of uitzondering: human-in-the-loop met context.
- 4Systems of record
ERP, HRM, CRM en DMS. Liefst via API; via UI alleen als het echt niet anders kan. Met audit-log en idempotente schrijfacties.
Maak kennis met je automatiseringspartners.
Twee senior partners die het volledige traject begeleiden — van procesinventarisatie tot productie en beheer. Met ervaring in Finance, Maakindustrie en Logistiek.
Vertaalt processen en business-doelen naar haalbare automatisering. Werkt nauw samen met proceseigenaren, finance en HR om de juiste eerste stap te kiezen.
Boek een intake met Marten →
Ontwerpt en bouwt de infrastructuur voor het RPA-proces in combinatie met AI en ERP-systemen. Hands-on kennis van API's, queues en exception handling.
Plan een tech-deep-dive met Tanmay →Wanneer dit op orde is, wordt de bouw verrassend eenvoudig.
Het zwaartepunt van een succesvol RPA + AI-project ligt vóór de eerste regel code. Onze ervaring: zodra de prerequisites helder zijn — en de API's afdoende gedocumenteerd — is de technische realisatie meestal de minst complexe stap. Acht punten die we standaard met je doorlopen.
Het feitelijke proces — niet hoe het zou moeten — staat op papier, met start, eind, beslismomenten en uitzonderingen.
- Process flow met 100% van de happy-path stappen
- Top-5 uitzonderingen en hoe ze worden afgehandeld
- Volume per dag/week en piekmomenten
- Definitie van klaar voor één procesinstantie
- Bot werkt op 80% van de gevallen — de rest wordt rommelig handwerk
- Scope-creep: elke uitzondering wordt een mini-project
- Geen baseline om verbetering tegen af te zetten
Iemand die mandaat heeft, het proces dagelijks kent en beslissingen neemt over uitzonderingen. Niet IT — de business.
- Eén benoemde eigenaar met beslisbevoegdheid
- Wekelijks ritueel om uitzonderingen te bespreken
- Mandaat om standaardregels aan te passen
- Knopen worden niet doorgehakt; bot blijft 80% klaar
- IT en business wijzen naar elkaar bij uitval
- Geen draagvlak — gebruikers omzeilen de bot
De grootste versneller. Heeft elk systeem een nette, stabiele API met fatsoenlijke documentatie? Dan bouwen we snel, robuust en onderhoudbaar.
- API-spec (OpenAPI/Swagger) of werkende voorbeelden per endpoint
- Authenticatie, scopes en rate limits in beeld
- Sandbox- of test-omgeving beschikbaar
- Datacontract: welke velden zijn verplicht, welke optioneel?
- Idempotency & foutcodes — hoe gedraagt de API zich bij retries?
- UI-bots die breken bij elke release van het bronsysteem
- Onverwachte rate-limits leggen het proces stil
- Onnodig hoge onderhoudskosten op lange termijn
De bot heeft een eigen technische identiteit met de minimaal benodigde rechten — niet het wachtwoord van een collega.
- Eigen service-account per bot (geen persoons-credentials)
- Least-privilege scoping per systeem
- Secret management via vault (geen plaintext)
- Rotatiebeleid op tokens en wachtwoorden
- Bot loopt op het account van een collega die uitstroomt
- Audit kan niet onderscheiden mens vs. bot
- Security-incidenten zijn lastiger te isoleren
De bot kan niet beter zijn dan de data waarop hij werkt. Dubbele klanten, ontbrekende velden of inconsistente codelijsten leiden tot fouten die je elders weer moet repareren.
- Master-systeem per data-entiteit (klant, leverancier, artikel)
- Verplichte velden & validatieregels gedocumenteerd
- Data-cleanup plan voor vervuilde tabellen
- Bot levert keurig fout-op-fout op grote schaal
- Reconciliatie kost meer tijd dan de oude handmatige flow
- Vertrouwen in automatisering is in één kwartaal weg
Welke data mag de AI-laag zien? Welke modellen mogen we gebruiken, en waar draaien ze? Dit moet vóór de bouw rond zijn — niet erna.
- DPIA voor processen met persoonsgegevens
- EU-hosting eis op modellen (AVG / EU AI Act)
- PII-maskering vóór externe modelcalls
- Bewaartermijnen voor logs en tussenresultaten
- Klantdata belandt in publieke modeltrainingen
- Audit blokkeert de productiegang
- Boetes en reputatieschade
Welke gevallen mag de bot zelfstandig afhandelen, en wanneer moet een mens kijken? Hoe snel reageert die mens? Dit is een procesafspraak, geen techniekkeuze.
- Confidence-drempel per beslissing
- Workqueue voor uitzonderingen + SLA
- Escalatiepad bij stilval of ongekende fout
- Uitzonderingen stapelen zich op tot een achterstand
- Niemand weet of de bot werkt of vastzit
- Klant of medewerker krijgt te laat antwoord
Een bot is software. Iemand moet ernaar omkijken. Liefst dezelfde persoon die het proces bezit, ondersteund door dashboards die in één oogopslag duidelijk zijn.
- Dashboard met volume, doorlooptijd en foutpercentage
- Alerts op stilval, drift in AI-output of API-fouten
- Maandelijks improvement-overleg met de business
- Bot draait fout in stilte; niemand merkt het
- Verbeteringen blijven liggen — ROI vlakt af
- Bij personeelswisseling: niemand snapt nog de bot
Jouw processen en data blijven in Europa.
AVG en EU AI Act zijn geen afterthought — ze zitten in het ontwerp. Bots draaien op gecontroleerde infrastructuur, AI-modellen op EU-hosting, met volledige audit trail per procesinstantie.
- 1 Stap 1. Je data én model in EU — volledig AVG-compliant.
- 2 Stap 2. AI-beleid & training — awareness, prompts, agents en Excel.
- 3 Stap 3. Veiligheid, kwaliteit, uniformiteit en governance inrichten.
Persoonsgegevens verwerkt conform GDPR/AVG-eisen.
Risico-gebaseerde aanpak conform de Europese AI-verordening.
Automatische detectie en maskering van privacygevoelige data.
Volledige audit trail en gedocumenteerde governance.
Een gezonde integratie als fundament onder elke bot.
Onze 'healthy integration' aanpak zorgt dat data tussen systemen schoon, traceerbaar en herhaalbaar wordt uitgewisseld — vóórdat we automation erop loslaten. Geen brittle scripts, wel duurzame koppelingen.
- Duidelijke datacontracten tussen bron- en doelsysteem
- Idempotente schrijfacties & nette foutafhandeling
- Logging op procesinstantie-niveau, niet op API-niveau
- Fallback-strategie bij API-storing of UI-wijziging
Klaar om te beginnen?
In een vrijblijvende scan van 60 minuten kijken we mee naar één proces dat je in gedachten hebt. Je krijgt een go/no-go op haalbaarheid, een eerste inschatting van de business case en — als het past — een concrete eerste sprint.
Klaar om je eerste proces te automatiseren?
KODIFY zet RPA en AI in om herhalend werk weg te nemen en de mensen in je organisatie weer aan zinvol werk te krijgen. Senior experts, embedded in je team — van eerste scan tot productie en doorontwikkeling.
